Configuraciones de datos de Condominio:

En esta sesión, completaremos los datos esenciales del condominio:

• Nombre del Condominio
• Nombre del Representante
• Número Telefónico del Condominio
• Email del Condominio
• Dirección del Condominio

Una vez ingresados todos los datos, asegúrate de guardar el formulario. Al guardar, se mostrará el DASHBOARD del residencial.

Configuración de Usuarios:

Si es necesario que otros usuarios administrativos ingresen a la plataforma, sigue estos pasos:

1. Ve a la sección Configuraciones en la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en Usuarios.

Inicialmente, verás el usuario creado para el primer acceso al residencial. Para agregar otro usuario:

1. Haz clic en la opción Agregar, ubicada en el centro de la pantalla debajo de la opción de búsqueda.
2. En el formulario de registro de usuario, ingresa los siguientes datos:
   • Nombre del Usuario
   • Email
   • Selección del Rol o perfil de acceso

Después de guardar, el nuevo usuario recibirá un correo electrónico para acceder a la plataforma. En el listado de usuarios, podrás desactivar usuarios o cambiar su rol desde las opciones de la derecha.

Configuración de Áreas Sociales:

Para permitir que administradores o propietarios realicen reservaciones de áreas sociales, el administrador debe crear estas áreas:

1. Dirígete a la opción Reservaciones en la barra lateral izquierda y selecciona Áreas Sociales.
2. Usa la opción Agregar para mostrar un formulario donde ingresarás la descripción y las reglas del área social.
3. El campo de Descripción debe ser corto y descriptivo, por ejemplo, Salón 1. Las Reglas debe ser amplias para el entendimiento de las personas, por ejemplo “Horario de 8 a.m. a 10 p.m. de lunes a viernes y sábados y domingos de 8 a.m. a 12 p.m.”

Configuración de Cuentas:

Para realizar cobros de facturas o registrar gastos, el administrador debe registrar las cuentas contables del residencial:

1. Selecciona Cuentas en las opciones de la izquierda.
2. Haz clic en Agregar para abrir el formulario de registro de cuentas, donde deberás completar los siguientes datos:
   • Tipo de cuenta: puede ser Chica o Bancaria
   • Monto inicial de la cuenta
   • Moneda: puede ser Pesos Dominicanos (DOP) o Dólares Estadounidenses (USD)
   • Si seleccionas cuenta Bancaria, completa los campos de No. de Cuenta y Nombre del Banco
   • Campo Comentario

Paso 1: Acceder a Propiedades

• En el menú lateral, selecciona la opción "Propiedades".
• En el menú desplegable, elige nuevamente "Propiedades".

En esta sección, verás una propiedad por defecto destinada para el uso de pagos desconocidos. Explicaremos más sobre esto en otro video.

Paso 2: Agregar una Nueva Propiedad

Si la propiedad es para un propietario no registrado, primero debemos registrar al propietario.

• Haz clic en "Agregar Propietario".
• Completa el formulario con los siguientes campos:
  • Nombre (obligatorio)
  • Identificación
  • Email (obligatorio)
  • Número Telefónico

Para finalizar, haz clic en "Guardar". Esto enviará un correo electrónico al propietario del inmueble, informándole sobre su inscripción en la plataforma y proporcionándole los datos necesarios para acceder, consultar su balance individual y grupal, realizar reservaciones, notificar pagos, avisar visitas y notificar incidentes.

Una vez guardado el formulario, el propietario aparecerá en el listado de propietarios.

Agregar una Propiedad

• Haz clic en el icono de la casita con la cruz, ubicado en la última columna a la derecha del registro.
• Completa el formulario con los siguientes campos:
  • Identificador Unidad (Ejemplo: A108)
  • Monto Mantenimiento Mensual
  • Moneda Mantenimiento
  • Día de Generación de Factura
  • Tipo de Propiedad
  • Tipo de Ocupación

Al guardar el formulario, la propiedad aparecerá en el listado de propiedades, donde podrás visualizarla.

Registrar un Gasto

• En el menú lateral izquierdo, selecciona la opción FINANZAS.
• En el menú desplegable, haz clic en Gastos.
• Se mostrarán los gastos creados. Para agregar un nuevo gasto, haz clic en el botón Agregar.
• En el formulario, completa los siguientes campos:
• Monto gasto
• Moneda
• Tipo Gasto
• Estatus
• Cuenta gasto
• Descripción gasto
• Número factura
• Compañía
• Teléfono Contacto
• Persona Contacto
• Solo los campos sin son obligatorios.

Para más detalles o soporte:

• Visita nuestro sitio web: www.condomiapprd.com
• Envíanos un correo: soporte@condomiapprd.com

Realizar un Pago de Factura

• En el menú lateral izquierdo, selecciona la opción FINANZAS.
• En el menú desplegable, haz clic en Facturas.
• Se mostrarán las facturas generadas automáticamente en la fecha indicada en el registro de propiedad o manualmente en esta misma sección haciendo clic en el botón Agregar.
• En la factura generada, en la última columna de la derecha llamada Opciones, haz clic en el icono de caja.
• Aparecerán los detalles de la factura: nombre del propietario, propiedad, monto, moneda y tipo de factura.
• Completa los siguientes campos:
  • Forma de pago
  • Fecha de pago
  • Cuenta de ingreso
• Opcionalmente, puedes agregar un comentario en el campo correspondiente.

Anular un Cobro de Factura

• En el menú lateral izquierdo, selecciona la opción FINANZAS.
• En el menú desplegable, haz clic en Cobros.
• Se mostrarán las facturas cobradas. En la última columna de la derecha, en la sección Opciones, haz clic en el icono de círculo con una raya en el medio.
• En la siguiente pantalla, se mostrarán los datos de la factura a anular. Ingresa un comentario con el motivo de la anulación.
• Una vez anulada la factura, esta volverá a tener el estatus de pendiente y podrá ser nuevamente cobrada o modificada desde la opción de Facturas.

Notificaciones de Pagos

• Los condominios pueden notificar que han realizado pagos.
• Para ver estas notificaciones, accede al menú lateral izquierdo y selecciona la opción FINANZAS.
• En el menú desplegable, haz clic en Notificaciones de Pagos.
• Se mostrarán las notificaciones creadas tanto por algún condominio como por la administración.
• En cada registro, podrás cambiar el estatus de la notificación a:
  • RECIBIDO: Estatus inicial.
  • RECHAZADO: Cuando no se detecta el pago realizado.
  • APLICADO: Cuando el cobro ya fue aplicado en el registro de factura.
  • DESESTIMADO: Cuando se ha producido algún error.

Visualizar Reportes Mensual

En el menú lateral izquierdo, selecciona la opción Reportes, haz clic en Financiero Mensual.

Se mostrarán los reportes generados al corte de cada mes.

Para ver el detalle directamente en la aplicación, realiza clic en el icono del Ojo en la última columna de la derecha.

Si desea descargar el reporte en Excel, realiza clic en el icono de hoja de cálculo que también está en la última columna de la derecha.

Tanto en la opción de visualizar directamente en la aplicación, como de descargar el reporte Excel, se te mostrarán los ingresos, gastos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y valores en cuentas bancarias y chica.

Para más detalles o soporte:

• Visita nuestro sitio web: www.condomiapprd.com
• Envíanos un correo: soporte@condomiapprd.com

.

Visualizar o Crear Incidentes

En el menú lateral izquierdo, selecciona la opción Incidentes, haz clic en Incidentes.

Se mostrarán los incidentes creados en orden de fecha.

En la opción Reportar podrás crear un nuevo incidente, en el formulario deberás ingresar:

• Descripción
• Fecha incidente

Si deseas cambiar de estatus el incidente, utiliza la opción de editar que está en la última columna de la derecha de cada registro.

Al ingresar a la misma, podrás colocar una nota y cambiar el incidente entre los estatus:

• NUEVO
• PENDIENTE
• INVESTIGACION
• PAUSADO
• DESESTIMADO
• CERRADO

Si solo deseas visualizar el detalle sin cambiarlo de estatus, en la columna de la derecha también tienes la opción de visualizar con el icono del Ojo.

Para más detalles o soporte:

• Visita nuestro sitio web: www.condomiapprd.com
• Envíanos un correo: soporte@condomiapprd.com